Prowadząc biznes należy zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo nasze i naszych kontrahentów. Nie brakuje oszustów, którzy podszywając się pod znane marki, klientów, dostawców w czy instytucje, próbują wyłudzać dane lub cenne informacje od pracowników. Często pierwszym etapem takich oszustw jest manipulacja dokumentami przesyłanymi do firm np. drogą mailową. W tym kontekście ważne jest kontrolowanie przychodzącej dokumentacji. Jeśli jednak nie chcemy generować dodatkowych kosztów, warto postawić na optymalizację procesów weryfikacji plików. Jeśli zarządzasz przedsiębiorstwem, jego finansami i szukasz optymalnych rozwiązań, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas Twój i pracowników oraz ograniczyć koszty administrowania dokumentami, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.
Ile kosztuje weryfikacja dokumentów? 
Aby wyliczyć koszt jaki ponosi przedsiębiorca w związku z samym procesem wstępnej analizy, możemy jako bazę przyjąć uśredniony koszt zatrudnienia pełnoetatowego pracownika, wynoszący równowartość 2000 EURO. Oczywiście, wysokość ta w praktyce będzie zależna od wielu czynników, takich jak branża, lokalizacja, dlatego może się różnić w zależności od konkretnego przypadku. Zakładając, że sprawdzenie 1 dokumentu (otwarcie i pobieżne przejrzenie) zajmuje 5 sekund, to w teoretycznym czasie pracy (nie licząc przerw, zmęczenia, urlopów, przerw chorobowych) w ciągu miesiąca ten jeden pracownik będzie w stanie sprawdzić ok. 120 tys. dokumentów. Zatem jednostkowy koszt sprawdzenia 1 strony wynosi w przybliżeniu 1,5 eurocenta.
