Wiele branż mierzy się z kryzysem. Spadająca liczba zamówień, wzrost płacy minimalnej i spadek atrakcyjności usług, to tylko kilka problemów, z którymi borykają się obecnie przedsiębiorcy. Planując strategię na 2025 rok, warto przyjrzeć się procesom w firmie i szukać optymalizacji, ponieważ paradoksalnie, spowolnienie gospodarcze może stanowić szansę na poprawę efektywności operacyjnej i rentowności, dzięki digitalizacji procesów.
Jednym z kluczowych wyzwań w czasach spowolnienia jest konieczność zwiększenia efektywności i konkurencyjności przy jednoczesnym ograniczeniu zasobów. Digitalizacja procesów, czyli wykorzystanie nowoczesnych technologii do automatyzacji i usprawnienia codziennych operacji, może przynieść znaczące korzyści. Duży potencjał niesie ze sobą coraz szczersze zastosowanie narzędzi opartych o duże modele językowe.
Spowolnienie gospodarcze jako impuls do zmian
W obliczu spowolnienia gospodarczego, władze firm mogą zastosować różne strategie. Są to na przykład działania na tzw. Przeczekanie, ograniczenie zatrudnienia czy zatrzymanie inwestycji. Nie brakuje jednak przedsiębiorstw, które ten trudny czas poświęcą na przegląd i optymalizację istniejących procesów oraz szukanie szans rozwoju. Przegląd istniejących procesów pomaga wyłapać obszary, które działają nieefektywnie i generują niewspółmiernie wysokie koszty.
Inwestowanie w technologie w trudnych czasach może wydawać się ryzykowne, jednak to właśnie wtedy optymalizacja i automatyzacja procesów mogą przynieść największe korzyści. Firmy, które decydują się na digitalizację, mają większą szansę na wyjście z kryzysu silniejsze i bardziej konkurencyjne.
Jak zacząć proces digitalizacji?
Digitalizacja procesów nie musi wiązać się z rewolucją. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepsze efekty pozwala osiągnąć proces stopniowy, który zaczyna się od analizy obecnych działań i identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji. Warto zastanowić się, które procesy generują najwięcej kosztów lub zajmują najwięcej czasu i zacząć od ich automatyzacji.
Kluczowe etapy to:
- Analiza procesów biznesowych – Zrozumienie, które procesy można zautomatyzować i gdzie digitalizacja przyniesie największe korzyści.
- Wybór odpowiednich narzędzi – Dedykowane rozwiązania, oparte o sieci neuronowe lub uczenie maszynowe, pomogą w automatyzacji powtarzalnych procesów i estymacji prognoz, co może znacząco usprawnić działanie firmy.
- Szkolenie zespołu – Aby wdrożenie nowego rozwiązania przyniosło odpowiednie korzyści, warto zaangażować zespół w jego tworzenie, a następnie przygotować go do pracy z nowym narzędziem, aby w pełni wykorzystać jego potencjał.
Jak analizować procesy w poszukiwaniu miejsca na innowację
Zanim zaczniemy wybierać narzędzia, należy stworzyć szczegółową mapę procesów, aby zrozumieć, jak przepływają informacje i zasoby w organizacji. Można to zrobić za pomocą diagramów przepływu, co pozwoli zidentyfikować różne etapy oraz punkty decyzyjne. Jeśli procesy mamy rozpisane, to warto sprawdzić, czy są one nadal aktualne, ponieważ w praktyce pewne elementy mogły ulec zmianie i działać inaczej niż na przykład 5 lat temu.
Następnie warto zbadać każdy etap procesu pod kątem jego efektywności. Można to zrobić, zbierając dane o m.in. czasie realizacji, obsłudze reklamacji, kosztach logistyki, obsłudze stanów magazynowych czy satysfakcji klienta. Warto porównać te dane z najlepszymi praktykami w branży. Na tej podstawie będzie możliwa identyfikacja miejsc, w których występują opóźnienia lub nieefektywności. Wąskie gardła mogą ograniczać wydajność całego procesu, co stwarza okazję do wprowadzenia innowacji.
Warto przyjrzeć się także działaniom konkurencji oraz aktualnym trendom rynkowym. Innowacje technologiczne, takie jak automatyzacja, sztuczna inteligencja czy big data, mogą przynieść znaczne korzyści.
Na podstawie wiedzy zdobytej, podczas analizy można dokładnie określić cele, które chcemy osiągnąć. Nie wszystkie procesy można zautomatyzować od razu. Dlatego warto ustalić, które z nich mają największy wpływ na efektywność operacyjną lub generują największe koszty. Priorytetem powinny być te, które przyniosą najszybszy zwrot z inwestycji w digitalizację.
Wprowadzenie nowego oprogramowania do firmy
Uzbrojeni w pełną wiedzę na temat procesów i obszarów, które chcemy usprawnić możemy rozpocząć poszukiwania najlepszego rozwiązania. Wybór narzędzi do digitalizacji jest kluczowy dla sukcesu całego procesu. Należy dopasować system do naszych celów, pamiętając o już istniejących rozwiązaniach, działających w organizacji. Warto, aby były one kompatybilne.
Na rynku dostępnych jest wiele programów, które mogą pomóc w wielu obszarach. Są to m.in.:
- Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) – Zintegrowane systemy do zarządzania zasobami firmy (produkcja, finanse, logistyka, sprzedaż).
- CRM (Customer Relationship Management) – Narzędzia do zarządzania relacjami z klientami, które automatyzują procesy sprzedażowe i marketingowe.
- Automatyzacja pracy biurowej – Narzędzia do automatyzacji powtarzalnych zadań, np. obsługi faktur, raportowania czy rezerwacji zasobów.
- Systemy zarządzania projektami – Platformy takie jak Trello, Jira czy Asana, które pomagają w koordynacji zadań i zespołów.
Jeśli Twoja firma ma unikalne potrzeby, które nie są w pełni zaspokajane przez dostępne na rynku gotowe oprogramowanie, rozwój własnego systemu może być najlepszym rozwiązaniem. Posiadanie własnego systemu daje firmie pełną kontrolę nad jego funkcjami, rozwojem i bezpieczeństwem. Można go dostosować do zmieniających się potrzeb firmy, dodając nowe funkcje, integrując go z innymi narzędziami czy rozwijając jego funkcjonalność w miarę rozwoju firmy.
Choć budowa własnego systemu wiąże się z wysokimi kosztami początkowymi, może to przynieść oszczędności w dłuższym okresie. Własny system pozwala uniknąć opłat licencyjnych, które często są związane z gotowym oprogramowaniem SaaS (Software as a Service) lub zakupem licencji. Dodatkowo, firma zyskuje niezależność od zewnętrznych dostawców, co może zmniejszyć ryzyko dodatkowych kosztów w przyszłości.
Posiadanie własnego systemu może stanowić istotną przewagę konkurencyjną, jeśli pozwala na wprowadzenie unikalnych rozwiązań lub optymalizację procesów w sposób, którego konkurencja nie może łatwo skopiować.
Narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję
Narzędzia wykorzystujące Duże Modele Językowe (ang. Large Language Models) i oparte o nich rozwiązania takie jak ‘wirtualni asystenci’ błyskawicznie znalazły szerokie grono użytkowników korporacyjnych. Podstawową różnicą pomiędzy nimi a wcześniej stosowanymi czatbotami jest fakt, iż Ci pierwsi posiadają znacznie większy zasób wiedzy, są w stanie odpowiadać znacznie bardziej elokwentnie na pytania użytkowników, co więcej, potrafią “rozumieć” kontekst rozmowy i jej cel. Technologia oparta na sztucznej inteligencji pozwala zatem znacząco przyspieszyć rutynowe zadania, a tym samym usprawnić wiele procesów.
Duży potencjał dla firm szukających optymalizacji niesie rozwój Czatbotów i wirtualnych asystentów. Oparte na AI są powszechnie wykorzystywane w obsłudze klienta. Dzięki nim firmy mogą automatyzować odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, obsługę zgłoszeń i pomoc techniczną, redukując tym samym obciążenie działów wsparcia. To pozwala firmom zredukować koszty pracy, a jednocześnie zapewnić szybszą reakcję na potrzeby klientów, co jest kluczowe w trudniejszych czasach.
Programy oparte o AI, pozwalają analizować dane z łańcucha dostaw, identyfikować potencjalne przestoje, optymalizować trasy dostaw czy też zarządzać flotą pojazdów. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą szybciej reagować na zakłócenia, planować dostawy z większą precyzją oraz minimalizować koszty transportu.
Wdrożenie narzędzia, wykorzystującego AI może pomóc w rekrutacji i zarządzaniu pracownikami poprzez automatyzację procesów takich jak selekcja CV, ocena kompetencji kandydatów, planowanie harmonogramów pracy, a także analitykę dotycząca wydajności zespołów. Automatyzacja takich procesów pozwala firmom działać sprawniej przy mniejszych zasobach.
Przykład wdrożenia
Farm Frites Poland jest wiodącym producentem produktów ziemniaczanych, dostarczającym swoje wyroby m.in. do jednej z największych sieci fast food na świecie. Firma działa od ponad 30 lat, a jej siedziba znajduje się w Lęborku. Nowoczesny park maszynowy składa się z trzech linii produkcyjnych. Zatrudnia ponad 270 osób, a ilość ziemniaków wykorzystywanych do produkcji w ciągu roku przekracza 250 000 ton.
Problem, jaki miał nasz klient, polegał na oszacowaniu wydajności produkcji na podstawie parametrów surowca, czyli ile finalnego produktu można uzyskać z danej ilości surowca, mówiąc prościej – ile frytek można otrzymać z ziemniaka. Okazuje się, że nie jest to łatwe pytanie. – mówi CTO Inero Software Waldemar Korłub
Mając dobrze zdefiniowany zestaw parametrów, mogliśmy przejść do badań nad modelem. Przetestowaliśmy kilka różnych podejść z zakresu uczenia maszynowego, w tym modele regresji, drzewa decyzyjne oraz sieci neuronowe. Ostatecznie okazało się, że najlepsze wyniki osiągnęliśmy dzięki sieciom neuronowym, z średnim błędem na poziomie około 1,2% dla danych walidacyjnych.
Model został wdrożony w infrastrukturze klienta. Dzięki wprowadzeniu tego rozwiązania możliwe było zminimalizowanie błędu prognoz do zaledwie 3%. Oznacza to, że dokładne szacunki mogą być dokonywane już na etapie kontraktowania dostaw surowców.
Wstępne badania nad modelem zostały przeprowadzone na podzbiorze danych, a model, który okazał się najlepszy, został następnie wdrożony w infrastrukturze naszego klienta. Przeprowadziliśmy pełne szkolenie modelu, korzystając z kompletnego zestawu danych produkcyjnych z historycznych cykli produkcyjnych. Ostateczny model został wdrożony do produkcji, osiągając średni błąd kwadratowy poniżej 3% dla rzeczywistych cykli produkcyjnych. – podkreśla Waldemar Korłub
Podsumowanie
Spowolnienie gospodarcze nie musi oznaczać stagnacji – może być impulsem do optymalizacji i zwiększenia efektywności dzięki digitalizacji procesów. Inwestycje w nowoczesne technologie pozwalają firmom nie tylko przetrwać trudniejsze czasy, ale także umocnić swoją pozycję rynkową. W efekcie organizacje wychodzą z kryzysu silniejsze, bardziej konkurencyjne i lepiej przygotowane na przyszłe wyzwania.
