Digitalizacja usług opieki społecznej

 

W ostatnich latach widzimy znaczący rozwój usług i produktów z branży MedTech. Jednym z obszarów, w których ma on szczególne zastosowanie są usługi opiekuńcze nad osobami starszymi lub niepełnosprawnymi. W tym zakresie digitalizacja usług pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów (środki, opieki, leki) oraz ludzi (skrócenie czasu dojazdu, mniejsza ilość dokumentów). Dzięki niej można skupić się na skutecznym sposobie poprawy opieki nad osobami starszymi. Daje ona początek licznym narzędziom oraz zasobom, które usprawniają świadczenie takich usług. 

W niniejszym blog poście pokazujemy nasze doświadczenie płynące z prac nad aplikacją „Gorący Posiłek”, który rozwinęliśmy we współpracy z Centrum Usług Społecznych “Społeczna Warszawa” i wdrożyliśmy w lipcu 2021 roku. Gorący posiłek to system, który umożliwia zarządzanie, planowanie i weryfikację posiłków, które jednostki administracyjne dostarczają osobom potrzebującym. 

 

 

Raportowanie i analiza dostaw dla ośrodków pomocy społecznej – zarys problemu

 

Posiłki dostarczane przez ośrodki pomocy społecznej to często jedyne ciepłe dania spożywane przez osoby starsze w ciągu dnia.  Aby dania były ciepłe i świeże, gorące posiłki dla osób starszych oraz niepełnosprawnych są dostarczanie przez urząd miasta w godzinach obiadowych pomiędzy 11 a 15. Żywność dowożona jest pod konkretny lokal, gdzie mieszka dana osoba. Posiłki często nie są odbierane ze względu na wyjazd danej osoby czy problemy zdrowotne. Do przygotowywania i dostarczania posiłków miasto najczęściej angażuje firmy cateringowe, które musza posiadać potwierdzenie, że żywność została dostarczona zgodnie z określonym harmongramem. Bez odpowiedniego systemu kontrolowanie takich dostaw i ich raportowanie może być problematyczne. 

Inną ważną kwestią w tego typu usługach jest tworzenie stale aktualizowanych list osób, do których takie posiłki trafiają. W codziennych harmonogramach dostaw muszą być uwzględnione decyzje urzędu, które determinują czy w danym dniu konkretna osoba jest uprawniona do otrzymania posiłku. Dla niektórych osób posiłki dostarczane są codziennie, innym tylko w dni robocze, a jeszcze innym tylko w weekendy. To sprawia, że codzienne przygotowywanie zaktualizowanej listy dostaw jest czasochłonne, a sama czynność jest powtarzalna i podatna na błędy. Dlatego ważne jest zbudowanie stale samo-aktualizującej się listy, z której będzie można dowiedzieć o preferencjach mieszkańców. 

Nakładanie się problemów organizacyjnych i rozliczeniowych w projekcie, który obsługuje dużą ilość mieszkańców (powyżej 1000 osób) codziennie sprawia, że proces nie przebiega całkowicie pomyślnie. Z pomocą przychodzi jednak digitalizacja, która usprawnia procesy organizacyjno-logistyczne, dzięki czemu osoby potrzebujące pomocy faktycznie ją otrzymują. 

 

 

Zalety digitalizacji usług opiekuńczych 

 

Digitalizacja wprowadzana przez aplikację “Gorący Posiłek” usprawnia cały proces związany ze współpracą podmiotów. W większości przypadków w takich projektach mamy z jednej strony podmiot (urząd), który zleca wykonywanie posiłków, a z drugiej strony wykonawców tj. firmy cateringowe i dostawców, które przygotowują posiłki i dowożą je. Na samym końcu tego procesu mamy osoby, które potrzebują pomocy. 

 

Aplikacja “Gorący Posiłek” generuje automatycznie listy dowozów posiłków na każdy dzień na podstawie wprowadzanych i istniejących decyzji administracyjnych. Dzięki temu jest pewność, że każda osoba korzystająca z projektu otrzyma swój posiłek.  

 

Digitalizacja pozwala na bieżące weryfikowanie czy posiłki są odpowiednio dostarczane. Można to uzyskać za pomocą kodów QR. Naklejki z takimi kodami są umieszczane przy każdym mieszkaniu, przez co dostawcy mogą je zeskanować za pomocą specjalnej aplikacji i potwierdzić, że według harmonogramu przyjechali w dane miejsce i dostarczyli posiłek. 

 

Dzięki odpowiedniemu systemowi za pomocą aplikacji mobilnej dostawcy posiłków mogą poinformować urząd miasta, że konkretna osoba nie była obecna w swoim miejscu zamieszkania. Kolejnym ważnym usprawnieniem jest automatyczne generowanie raportów i rozliczeń dla firm cateringowych. Wszystkie informacje dotyczące terminów dostaw, dostarczonych lub niedostarczonych posiłków są składowane w części serwerowej systemu, do którego pracownicy urzędu mają dostęp. Jest to o tyle ważna kwestia, ponieważ w ten sposób można lepiej kontrolować wydatki ze środków publicznych. 

 

Technologie IT wspierają przede wszystkim osoby potrzebujące pomocy. Dzięki nim otrzymują oni swój gorący posiłek na czas, bez żadnych opóźnień. Korzystając z aplikacji mobilnej pracownicy firm cateringowych oraz urzędnicy mają dostęp do aktualnych danych. Właśnie z takich rozwiązań korzysta CUS Warszawa dostarczając gorące posiłki do osób starszych i nie tylko. 

 

Gorący Posiłek – system, który usprawnia dostarczanie posiłków 

 

Gorący Posiłek jest systemem, który składa się z aplikacji mobilnej i części serwerowej. Umożliwia zarządzanie, planowanie i weryfikację dostaw jedzenia osobom potrzebującym. Projekt ten wspiera politykę społeczną, dzięki której osoby potrzebujące opieki mogą ją otrzymać. W każdym większym mieście istnieje dedykowany temu ośrodek, który zajmuje się usługami opiekuńczymi. Dla przykładu, w Warszawie jest to Centrum Usług Społecznych „Społeczna Warszawa”, a w Gdańsku jest to Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie.

 

 

Główne założenia Gorącego Posiłku 

 

Głównym zadaniem Gorącego Posiłku jest automatyzacja dostaw żywności z wykorzystaniem technologii cyfrowych. System ten umożliwia dostarczanie zaktualizowanych planów dostaw na każdy dzień dla wszystkich potrzebujących. Ważne jest także kontrolowanie dostaw, dlatego Gorący Posiłek automatycznie generuje dzienne i miesięczne raporty. Jest on w stanie obsługiwać do 2 tysięcy zamówień dziennie. 

Wykorzystane technologie w tym projekcie umożliwiają automatyczne zarządzanie osobami objętymi dostawami, firmami cateringowymi i kierowcami w systemie. Przetwarza on dane osobowe, jednak jest zgodny z normami ISO 27001, dzięki czemu wszystkie dane są zabezpieczone. Przekazywane są tylko wymagane dane, jednak nie są one rozprowadzane na zewnątrz. Gorący Posiłek spełnia więc wszelkie wymagania RODO. 

System zapewnia wgląd w aktualną realizację procesów dostaw i informowanie o braku dostępności danego mieszkańca. Gorący Posiłek przekazuje również na bieżąco informacje dotyczące zamówień posiłków, czyli: rodzaj diety, godziny dostarczenia, uwagi mieszkańców.  

 

 

Korzyści z wdrożenia systemu 

 

Gorący Posiłek sprawia, że cały proces dostarczania żywności zyskuje na transparentności. Jesteśmy w stanie skrócić czas obsługi administracyjno-logistycznej wykorzystując narzędzia technologiczne. Jeżeli cały proces jest bardziej przejrzysty, użytkownicy administracji samorządowej mają lepszy wgląd na to jak pieniądze publiczne są wykorzystywane na pomoc społeczną. System sprawia również, że uzyskanie wszelkich raportów i podsumowań jest o wiele wygodniejsze i mniej czasochłonne a cały proces wydatkowania środków publicznych jest transparentny dla wszystkich stron. Ponadto “Gorący Posiłek” integruje systemy, które istnieją już po stronie CUS Warszawa. Dlatego importowanie różnego rodzaju danych z istniejących systemów IT (takich jak np. POMOST) jest o wiele prostsze. 

 

 

Optymalizacja usług opiekuńczych 

 

Wykorzystanie technologii informatycznych w świadczeniu usług opiekuńczych sprawia, że cały proces ich dostarczania jest o wiele bardziej transparentny, a przede wszystkim zoptymalizowany pod kątem organizacyjnym, formalnym i finansowym. Dzięki temu zarówno urzędnicy jak i firmy cateringowe zyskują na czasie. Jest to bardzo ważny czynnik przy dostarczaniu gorących posiłków do osób potrzebujących pomocy. System, który wykorzystujemy jest systemem chmurowym, jednak może on być również wdrożony jako system na żądanie. Można więc go użyć w infrastrukturze urzędu czy w serwerach dedykowanych.  

Wdrożenie takiego systemu nie jest skomplikowanym procesem. Konieczna jest: 

• Integracja z systemem POMOST albo z innymi systemami do decyzji o dostarczaniu posiłków,  
• Dostarczenie kodów QR do mieszkańców (kody są generowane przez aplikację), 
• Instalacja aplikacji przez kierowców.  

Jako firma oferujemy skuteczne rozwiązania, które ułatwiają efektywne zarządzanie procesami logistyczno-organizacyjnymi. Pomagamy w zakresie monitorowania i raportowania czynności w łańcuchu dostaw. 

Inero Software oferuje wiedzę i doświadczenie w zakresie skutecznego wykorzystywania najnowocześniejszych technologii i danych do kształtowania korporacyjnych produktów cyfrowych przyszłości.

W sekcji BLOG można znaleźć inne artykuły dotyczące nowoczesnych rozwiązań dla przedsiębiorstw.